Hướng dẫn cách viết Email tiếng Anh

Thảo luận trong 'Tài liệu học tiếng Anh' bắt đầu bởi leoelight, 13/10/17.

  1. leoelight

    leoelight Member

    Tham gia ngày:
    6/6/17
    Bài viết:
    317
    Trước hết, chúng ta cùng nhau tìm hiểu các phần căn bản của email, một email thông thường bao gồm các phần như sau:


    Greeting (Chào hỏi)

    Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)

    Introduction (Giới thiệu)

    Main point (Nội dung chính)

    Concluding sentence (Kết thúc email)

    Signing off

    Bắt đầu với GREETING, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:

    Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là mối quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…

    Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),

    Ví dụ: Dear Mrs.Price

    Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi

    Tiếp theo là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

    How are you?

    Ví dụ:

    Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết

    Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

    Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

    I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)

    I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

    Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

    I am writing to + verb…

    Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.


    I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết

    Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”

    Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn

    Đến phần MAIN POINT, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.

    Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:

    We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)

    It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)

    Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

    Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)

    As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)

    Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu CONCLUDING SENTENCE để kết thúc email như sau:

    Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin)

    Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)

    I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)

    Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)

    I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

    If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)

    I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)

    Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

    Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư)

    Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…”để thay thế cho “Feel free to contact me…”
     
    Last edited by a moderator: 18/10/17

Chia sẻ trang này